Als zzp’er stuur je facturen voor je geleverde diensten. Maar een factuur maken als zzp’er is meer dan een briefje met een bedrag. Er gelden wettelijke eisen aan de inhoud.
In dit artikel lees je precies wat er verplicht op een factuur moet staan als zzp’er en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Wat moet er verplicht op een factuur staan als zzp’er?
- Jouw naam, adres en KvK-nummer.
- Btw-identificatienummer (als je btw-plichtig bent).
- Uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- Factuurdatum en betalingstermijn.
- Omschrijving van de geleverde dienst of product.
- Bedrag exclusief btw, btw-bedrag en totaalbedrag inclusief btw.
Waarom zijn de verplichte gegevens op een factuur zo belangrijk?
Een factuur met ontbrekende gegevens is juridisch niet geldig. Dat kan problemen geven bij je btw-aangifte, bij een geschil met een klant of bij een belastingcontrole. De Belastingdienst kan een factuur afkeuren als de verplichte elementen ontbreken.
Opdrachtgevers kunnen ook weigeren een incompleet factuur te betalen of de btw niet terug te vorderen, wat hen directe financiële schade oplevert. Een correcte factuur beschermt jou én je klant.
Hoe maak je een professionele factuur als zzp’er?
Gebruik een boekhoudprogramma of factuurtemplate die automatisch alle verplichte velden invult. Zo vergeet je nooit een vereist element. Voeg je logo toe voor een professionele uitstraling en stel de betalingstermijn in op 14 of 30 dagen.
Stuur de factuur direct na oplevering van je werk. Hoe later je factureert, hoe langer je op je geld wacht. Stel automatische herinneringen in als de betalingstermijn verstreken is.
Wat doe je als een factuur als zzp’er niet betaald wordt?
Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Na twee weken volgt een formele aanmaning. Als dat niet helpt, kun je een incassobureau inschakelen of naar de kantonrechter stappen. Bij bedragen tot €25.000 is de kantonrechterprocedure relatief eenvoudig en goedkoop.
Wil je dit voorkomen? Vraag bij grote opdrachten een aanbetaling van 30–50%. Dat filtert ook meteen klanten eruit die niet serieus zijn.
Veelgestelde vragen over factuur maken zzp
Wat is een correct factuurnummer als zzp’er?
Een factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. Je mag zelf de opbouw kiezen: 2024-001, of gewoon 1, 2, 3. Gebruik elk jaar dezelfde systematiek en begin nooit een nummering opnieuw halverwege het jaar.
Moet ik een factuur als zzp’er altijd in euro’s sturen?
Nee. Je mag ook in andere valuta factureren. Zorg dan wel dat je de btw in euro’s vermeldt of de wisselkoers duidelijk aangeeft. Internationale facturen hebben soms andere verplichtingen.
Hoe lang moet ik facturen bewaren als zzp’er?
Je bent verplicht facturen 7 jaar te bewaren. Bewaar ze digitaal of fysiek maar zorg dat je ze op verzoek van de Belastingdienst kunt reproduceren.
Mag ik als zzp’er een factuur achteraf corrigeren?
Ja, via een creditnota. Stuur een creditnota voor het foutieve bedrag en daarna een nieuwe correcte factuur. Pas nooit een al verzonden factuur aan; dat is boekhoudkundig onjuist.
